برای هر رهبر مشتاقی، گذر از یک بحران یک آیین است. به هر حال، وقتی همه چیز به خوبی پیش می رود، مدیر خوبی بودن آسان است، اما توانایی شما به عنوان یک رهبر واقعاً زمانی که یک بحران واقعی وجود دارد آزمایش می شود.
در حالی که مدیریت بحران ممکن است نزدیک به بالای لیست اولویت های یک مدیر باشد، یکی از پیچیده ترین حوزه ها برای پیمایش است. بنابراین، تعجب آور نیست که آماده سازی بحران برای یک شرکت می تواند از 60000 تا 500000 دلار هزینه داشته باشد (بسته به صنعت و مکان). در مقایسه، شرکت‌های ناآماده در یک بحران می‌توانند نزدیک به میلیون‌ها دلار برای کاهش هزینه کنند و در عین حال صدها میلیون از اعتبار و ارزش سهامداران را از دست بدهند.
مسئله واقعی مدیریت بحران این است که به طور باورنکردنی غیرقابل پیش بینی است. شما هرگز نمی دانید چه زمانی و چه نوع بحرانی رخ خواهد داد. همه گیری کووید-19 را در نظر بگیرید. اگر کسی در سال 2019 به ما می گفت که جهان در یک قرنطینه دو ساله با تغییر کامل به دنیای دور افتاده خواهد بود، ما آن را به عنوان یک حقه بزرگ رد می کردیم.
در همین حال، یک نظرسنجی Spiceworks نشان داد که در حالی که 95٪ از سازمان ها یک برنامه بازیابی بحران دارند، 23٪ هرگز واقعاً اثربخشی آن طرح را آزمایش نمی کنند. و از بین کسانی که برنامه های خود را آزمایش نمی کنند، 61٪ می گویند که به دلیل کمبود زمان است، در حالی که 53٪ می گویند به دلیل منابع ناکافی است.
بنابراین، به جرات می توان گفت که اکثر رهبران نه تنها از نظر ذهنی برای مقابله با یک بحران ناگهانی آمادگی ندارند، بلکه مطمئن نیستند که چگونه نیروی کار خود را در موقعیت های پرخطر مدیریت کنند.
چگونه یک رهبر بحران موفق باشیم
بسته به مرحله بحران، از یک رهبر انتظار می رود که نقش های متفاوتی را ایفا کند. به عنوان مثال، در مراحل اولیه بحران، زمانی که ماهیت آن مبهم است، از شما انتظار می رود که یک حلال مشکل باشید و ایده های متفاوتی را در مورد آنچه که می توان انجام داد، مطرح کنید. در مراحل بعدی، زمانی که حقایق و ارقام بسیار آشکارتر می شوند، از شما انتظار می رود که دنده را عوض کرده و تصمیمات سختی بگیرید.
با این حال، فیل در اتاق (به اصطلاح) این است که چگونه می توان رهبر بهتری در سراسر فرآیند مدیریت بحران بود. یعنی چگونه می توانید رهبری باشید که به طور موثر به تیم خود در حل یک بحران کمک می کند در حالی که در نهایت شما را تحقیر نمی کنند؟ برای اینکه همه چیز را در چشم انداز قرار دهیم، در اینجا چند نکته وجود دارد که چگونه می توان در مواجهه با بحران رهبر بهتری بود:
1. مشکل را تصدیق کنید
رهبران گاهی اوقات از تصدیق این که در یک بحران هستند، امتناع می‌ورزند، مردم خود را از واقعیت وضعیت آگاه نمی‌کنند، قضاوت‌های ضعیفی می‌کنند و در نتیجه به رهبران بحران ناکارآمد تبدیل می‌شوند. اگر استراتژی معمول شما این است که مشکل را زیر فرش جارو کنید، این کار را نکنید. هیچ کس دوست ندارد در تاریکی بماند، و همین امر در مورد کارمندان شما نیز صدق می کند.
بر اساس یک نظرسنجی از کارگران غیر میز در شرکت‌های بزرگ، 84 درصد گفتند که اطلاعات کافی از مدیریت ارشد دریافت نمی‌کنند و 75 درصد گفتند که کارفرمایان آنها را در مورد تغییرات در سیاست‌ها و اهداف به‌روز نگه نمی‌دارند. تقریباً همین تعداد (74٪) گفتند که پیام‌های “مستمر” از سوی مدیریت ارشد برای آنها مهم است، علیرغم این واقعیت که آنها بسیار اندک هستند.
با کارکنان خود با احترام رفتار کنید و واقعیت وضعیت را به روشی شفاف در میان بگذارید. با این حال، باید بدانید که شفافیت مساوی با منفی نگری نیست. حتی اگر خبر بدی برای ارائه دارید، روی آن تمرکز نکنید. به تیم خود الهام دهید که به جای آنچه در کوتاه مدت اتفاق می افتد، به تصویر بزرگتر نگاه کنند. با تیم خود بنشینید و در مورد مراحل بعدی، خطرات مرتبط با برنامه اقدام (در صورت وجود) و آنچه که می توان فوراً برای کاهش مشکل انجام داد، صحبت کنید.
2. قهرمان “خود رهبری” در میان مردم خود
هنگامی که با یک بحران مواجه می شوید، ممکن است کارمندان شما احساس مخالفت کنند زیرا از آنها انتظار می رود که دستورالعمل ها را دنبال کنند. در شرایط عادی، داشتن افرادی که دقیقاً همان کاری را که شما می خواهید انجام می دهند، ممکن است ایده آل به نظر برسد، اما در مواقع بحران، این کارمندان منفعل اغلب بیشترین آسیب را می بینند. آنها از شما، رهبرشان، انتظار دارند که همه فکرها را برای آنها انجام دهید، و در نتیجه، در یک موقعیت به جای دارایی، یک بدهی هستند.
رهبری قاطع مهم ترین کاری است که می توانید برای مدیریت بحران انجام دهید. و برای رهبری قاطعانه در یک بحران، باید خط مقدم تصمیم گیرندگانی ایجاد کنید که می توانند به شما در پیگیری سریع، اجرا و انتقال برنامه به بقیه تیم های داخلی کمک کنند.
به همین دلیل است که به عنوان یک رهبر و یک سازمان، همیشه باید تلاش کنید تا کارکنان خود را به قهرمانان سازمانی تبدیل کنید. به کارکنان خود مأموریت، نقش و احساس مالکیت در کارشان بدهید. هنگام مواجهه با یک بحران، به خاطر داشته باشید:
داشتن چشم انداز به افراد شما کمک می کند تا روی آنچه مهم است متمرکز بمانند.
داشتن یک نقش تخصصی به کارکنان اجازه می دهد تا مستقل تر باشند و به طور فعال راه حل ها، ایده ها و تخصص را ارائه دهند.
داشتن حس مالکیت باعث القای غرور در کار فرد می شود، که می تواند برای کارکنان برای حفظ انگیزه در مراحل مختلف بحران بسیار مهم باشد.
به این تصمیم گیرندگان قدرت دهید تا در صورت امکان و به وضوح ابتکار عمل را به دست گیرند
تعریف کنید که چه چیزی باید تشدید شود، چه زمانی و برای چه کسی. پیش فرض شما باید تصمیم گیری از پایین به بالا باشد تا از بالا به پایین.
3. نوار قرمز را برش دهید و نقاط اصطکاک را کاهش دهید
هیچ زمان یا فضایی برای مشورت گسترده در طول یک بحران وجود ندارد. یکی از اولویت های اصلی یک رهبر در طول بحران باید محدود کردن تعداد نقاط اصطکاک باشد. نقطه اصطکاک می تواند هر چیزی باشد که مانعی برای تصمیم گیری سریع باشد – از سلسله مراتب غیرضروری در فرآیند تصویب تا کمبود بودجه اضطراری.
با تکیه بر نکته قبلی تشویق خود رهبری، رهبران می توانند با انتخاب گروه کوچکی از رهبران تیم برای تسریع در تصمیم گیری، بوروکراسی را کاهش دهند. به‌عنوان یک رهبر، شما واقعاً مجلل حدس زدن دوم را ندارید، بنابراین وقتی نوبت به مدیریت مؤثر یک بحران می‌رسد، همه چیز به موارد زیر مربوط می‌شود:
ایجاد یک لیست اولویت های بی معنی. شما نمی خواهید کارمندانتان وقت و انرژی خود را روی چیزهای اشتباه هدر دهند. اولویت های خود را در اوایل بحران مستندسازی کنید، کل تیم خود را در همان صفحه قرار دهید، و کمی فضای تنفسی برای ایجاد هرگونه تغییر در برنامه در حین حرکت به جلو بگذارید.
به تصمیم گیرندگان خط مقدم خود استقلال کامل بدهید. در حالی که به احتمال زیاد اشتباهات زیادی را مشاهده خواهید کرد، این بخشی اجتناب ناپذیر از این فرآیند است.
ابتدا تصمیمات کم تاثیر را اولویت بندی کنید. راستش را بخواهید، تصمیم گیری اشتباه، به ویژه زمانی که تحت فشار شدید، بسیار رایج است. به همین دلیل، ایده خوبی است که ابتدا با تصمیماتی که تأثیر زیادی ندارند، مقابله کنید و تنها پس از آن به سمت تصمیم گیری با تأثیرگذاری بالاتر بروید. انجام این کار تضمین می کند که کارکنان شما درک واقع بینانه ای از آنچه در خطر است دارند و در عین حال اعتماد به نفس خود را القا می کنند.
4. در طول مسیر همدلی خود را کنار نگذارید
شاید اکنون بیش از هر زمان دیگری، کارکنان شما به شما نیاز دارند. در مواقع بحران، مراقبت از افراد خود یکی از مهم ترین کارهایی است که می توانید انجام دهید.
رهبری بحران نه تنها مستلزم همدلی با کسانی است که آسیب دیده اند، بلکه مستلزم توانایی مشخص کردن منبع مشکلات با پرسیدن سؤالات درست از افراد مناسب در زمان مناسب است. همدلی معادل این است که به کارمندان خود بگویید: “من به رضایت و رفاه شما اهمیت می دهم” اما اطمینان حاصل کنید که مردم آن را به عنوان یک نقطه ضعف از جانب شما نمی بینند.
کارمندان زمانی به شرکت‌ها متعهدتر هستند که احساس کنند بیشتر از یک چرخ دنده در ماشین هستند. همدلی شما را قادر می سازد تا به جای بی اعتمادی به نیازهای تیم خود با صراحت پاسخ دهید. همه چیز در مورد ایجاد تعادل بین شفقت و واقعیت است.
اما چالش واقعی این است که چگونه همدل باشیم و در عین حال اطمینان حاصل کنیم که اهداف تیم همچنان برآورده می شوند. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند جنبه همدلی خود را با جنبه مدیریتی خود متعادل کنید:
یک فرهنگ قوی برای شناخت ایجاد کنید. به رسمیت شناختن معنی دار، مهم نیست که چقدر جزئی، می تواند تأثیر باورنکردنی بر روحیه کارکنان شما داشته باشد. به خصوص در مواقع بحرانی، حتی عمل کوچک گفتن یک «متشکرم» واقعی می‌تواند به کارمندان شما انگیزه‌ای بدهد که از دست داده بودند.
چک‌این‌های غیررسمی هفتگی را انجام دهید. هر هفته حداقل پنج دقیقه وقت انفرادی با کارمندان خود برنامه ریزی کنید. با دعوت از کارمندان برای بحث در مورد اوج و فرودهای هفته خود، این جلسات را شخصی تر کنید. اطمینان حاصل کنید که این بحث‌ها جنبه‌های شخصی و حرفه‌ای زندگی کارکنانتان را پوشش می‌دهد تا تصویر کاملی از سلامت روانی آنها داشته باشید. مطمئن شوید که یک برنامه کمک به کارمندان (EAP) یا یک طرح سلامت روان برای کمک به کارمندانی که ممکن است به کمک نیاز داشته باشند، داشته باشید.
شروع به دفاع از اهداف واقع بینانه و استانداردهای بهره وری کنید. مقابله با یک بحران نه تنها رفاه شما را مختل می کند، بلکه رفاه کارکنان شما را نیز مختل می کند. معمولاً در چنین شرایطی دچار فرسودگی شغلی، استرس و اضطراب می شوید. به عنوان یک رهبر، وظیفه شما ایجاد یک فضای مثبت و نشاط آور است که در آن کارکنان احساس کنند برای انجام کاری نیازی به سوختن ندارند. شما می توانید با یک فرآیند هدف گذاری با استفاده از چارچوب اهداف SMART شروع کنید تا به تیم خود کمک کنید تا بفهمد چه اهدافی واقعا امکان پذیر هستند.
5. یک استراتژی ارتباطی قوی و سازگار داشته باشید
یک واکنش تمام عیار به بحران مستلزم حمایت و مشارکت قابل توجه تیم های داخلی متعدد در سازمان است. در نتیجه، هر طرحی که در نهایت اجرا کنید، تقریباً به طور قطع جامع، چند لایه و یکپارچه در سراسر سازمان خواهد بود.
با این حال، برای اینکه چنین طرح جامعی مؤثر واقع شود، تیم‌های داخلی شما باید از آنچه، چه زمانی و چگونه انتظار می‌رود بخش‌های مربوطه خود را انجام دهند، آگاه باشند. و این تنها در صورتی امکان پذیر است که یک برنامه ارتباطی محکم برای مقابله با چنین موقعیت های پرخطری داشته باشید.
اینجاست که داشتن یک جعبه ابزار ارتباطی تطبیقی می‌تواند به رهبران کمک کند سر و صدا را کاهش دهند و به تیم کمک کند تا در تمام مراحل بحران به طور مؤثر همکاری کند. در کنار داشتن یک استراتژی ارتباطی واضح، زمانی که شما و تیمتان آموزش های ارتباطی قبلی را دیده اید، کمک می کند.
در حالی که این نکته ممکن است بدیهی به نظر برسد، اما هرکسی که در یک بحران سازمانی قرار گرفته است می‌داند که ارتباط در یک بحران چقدر متفاوت از مثلاً راه‌اندازی پروژه است.
یادگیری مهارت های ارزشمند در حال حاضر شما را برای یک بحران آینده آماده می کند
ویژگی های رهبری مورد نیاز در یک بحران بسیار متفاوت از ویژگی های مورد نیاز در شرایط عادی است. ما همیشه نمی‌توانیم شرایط خود را کنترل کنیم، اما می‌توانیم نحوه واکنش و برخورد با موقعیت‌ها را کنترل کنیم.
به همین دلیل است که هنگام بحث در مورد مدیریت بحران، اصطلاحاتی مانند «تطبیق‌پذیر»، «چابک» و «تعیین‌کننده» اغلب استفاده می‌شود. مگر اینکه شما به عنوان یک رهبر، مایل به تغییر نحوه برقراری ارتباط، کار و رهبری خود باشید، بیرون آمدن سالم از یک بحران کاری تقریباً غیرممکن است. بیرون آمدن سالم از بحران کاری تقریباً غیرممکن است.
